相信不少機構曾出現以下的情況，員工主要靠「人腦」完成工作，經常憑自己的記憶及經驗作出決定。雖然這種工作模式不會為機構帶來即時性的問題，但一旦員工離職，該員工過去所建立的人際網絡和處事方式，亦有可能隨著之而消失，而新入職的員工則需要重新摸索工作內容及建立相關的工作系統。有時候公司因各種情況未能在員工離職時安排工作交接，當同一職位換了幾位員工後，很多寶貴的知識和處事經驗便會流失，浪費了前人的經驗之餘，甚至導致機構工作質素下降。
機構面對上述情況時可如何處理？
「知識管理」作爲機構營運的重要一環，機構應有策略地做好承傳工作。首先，機構應該界定關鍵知識，即一些較獨特而又非常重要的知識。欠缺關鍵知識將嚴重影響機構的運作，甚或帶來巨大損失。舉例來說，當公司的系統和軟件只有一位員工懂得如何更新及操作，一旦該員工離職，相關軟件的操作知識沒有得以承傳，便會影響工作效率及服務質素。
其次，機構應定期進行知識審計，了解其知識缺口，即一些需要但未擁有的知識。機構可以主動製定短期和長期策略，以有計劃地創造、攝取、分享及應用知識。定期舉辦分享活動有助公司知識共享及傳承，例如「知識茶座」，以輕鬆的氣氛引導大家就關注的議題進行交流，亦可在完成活動或服務後進行檢討，共同反思日後如何改善及進步。
最後，「知識管理」亦是人力資源管理範疇中一個重要部份。從個人層面來說，每個人也應學懂如何管理自己的知識，能幫助自己日後工作之餘，也能替機構整理及妥善地運用知識，增強自身及企業競爭力，與時並進，為機構帶來持久的效益。
